Projektmanagement - Evaluation - Offertauswertung
Tools/Werkzeuge zur Unterstützung von Evaluationen

Um geeignete IT-Anwendungen (Systeme) einkaufen und entsprechende Angebote für den einzusetzenden Zweck treffend beurteilen zu können, wird das Evaluationsverfahren eingesetzt. Voraussetzung für den Start dieses Verfahrens ist, dass die strategischen Unternehmensziele bekannt sind, damit diese für die Neubeschaffung gebührend berücksichtigt werden können. Selbstverständlich muss ein von der Unternehmensleitung unterzeichneter Projektauftrag für das neu zu beschaffende System vorliegen.

Für die Ausschreibung, das Einholen von Angeboten, wird ein Pflichtenheft erstellt. Der Zweck dieses Dokuments beschreibt die Ziele, welche mit dem einzukaufenden System zu erreichen sind. Es regelt Form und Vorgehen der Offertstellung und dient zusammen mit den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) als Grundlage der Ausschreibung.

Im Pflichtenheft wird der bestehende Zustand (IST-Situation) festgehalten. Damit werden dem potenziellen Anbieter Kenntnisse über das Anwendungsgebiet vermittelt, die einen geeigneten Lösungsvorschlag unterstützen. In der Folge werden die Ziele beschrieben, die mit der neuen IT-Lösung zu erreichen sind (SOLL-Zustand). Im Weiteren werden alle relevanten Anforderungen an das zu beschaffende System so beschrieben, dass Angebote aufgrund von messbaren Kriterien beurteilt werden können. Der Aufbau der Offerte wird festgelegt. Aus Erfahrung empfehle ich die Offertstruktur in elektronischer Form zusammen mit dem Pflichtenheft und den AGB allen Interessenten abzugeben. Die Bewertung von Angeboten wird dadurch wesentlich erleichtert. Am Schluss des Pflichtenheftes werden administrative Verbindlichkeiten bezüglich Abwicklung des Evaluationsverfahrens festgehalten (Zeitplanung, AGBs bezogen auf Geschäftsbedingungen und Geheimhaltung, Copyright, Adressen für Rückfragen zum Pflichtenheft, Projektverfahren bzw. Projekthandbuch, Abgabetermin).

Tool Offertbewertung (EXCEL 2000)

Im folgend beschriebenen Excel-Tool wird ein Kriterienkatalog sowie die dazugehörende Bewertungsgrundlage (Beschreibung) angeboten. Die Kriterien der Vorlage sollen auf das zu beschaffende System angepasst werden. In der Rubrik „Offerte Kapitel“ wird die Nummerierung der Kapitel gemäss Offertstruktur erfasst.

Abbildung Kriterienkatalog
Die eigentliche Bewertung erfolgt im gleichen Tool mit dem Blatt Offertauswertung. Für die prozentuale Bewertung (siehe Abbildung Ebene 1 und Ebene 2) wird ein weiteres Tool, die Präferenzmatrix eingesetzt. Dieses Tool biete ich ebenfalls zum Download an. Für die Bewertung der Offerte wird der bestens bekannte Schulnotenschlüssel (1 - 6) empfohlen. Jedenfalls soll die Bewertung mit einem geraden Höchstwert z.B. 1 – 4 oder 1- 10 durchgeführt werden. Denn so wird klar zu besser oder schlechter erfüllten Anforderungen Stellung bezogen. Ein Ausweichen auf den Mittelwert ist nicht möglich.
Abbildung Offertauswertung
Legende:
6 sehr gut, alle Anforderungen ausgezeichnet erfüllt
5 gut, alle Anforderungen gut erfüllt
4 genügend, Anforderungen knapp eingehalten
3 ungenügend, Anforderungen werden nur teilweise erfüllt
2 schlecht, Anforderungen zum grössten Teil nicht erfüllt
1 unbrauchbar, Anforderungen nicht erfüllt oder keine Angaben in der Offerte enthalten

Die Offerte mit der höchsten Punktzahl erreicht das beste Preis-/Leistungsverhältnis. Im Bericht Evaluationsbewertung werden die Ergebnisse der Angebotsauswertung zusammengefasst. In der Regel werden die drei besten Angebote als Varianten kurz beschrieben (Lösungsbeschreibung, Wirtschaftlichkeit bzw. Kosten-/Nutzenbeschreibung, Risikobeurteilung). Dieser Bericht bildet die Grundlage für den Entscheid über die Beschaffung des ausgewählten Systems durch die Unternehmensleitung.

   
Download Beschreibung Offertauswertung.doc (215 KB)
Download Offertauswertung.xls (33 KB) (inkl. Kriterienkatalog/Bewertungsgrundlagen - Blatt 1)
 

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